Що таке
канбан

У будь-якому офісі можна побачити те, про що ми зараз говоримо, – дошку на ніжках із фломастерами та різнокольоровими стікерами. На таких дошках малюють завдання та способи їх виконання – зі стрілочками, овалами та написами. Це і є канбан-метод, за його допомогою керують проектом.

Як це
відбувається
  • Ділимо весь проект на етапи та підзадачі
  • Маркуємо їх картами різних кольорів
  • Рухаємо ці картки між завданнями у міру виконання.
А зараз
Детальніше

Для спрощення процесу завдання формулюємо максимально доступно, щоб виконавці зрозуміли вашу думку легко. Наприклад візьмемо замовлення створення сайту. Завдання для цього ставимо послідовно та максимально зрозуміло:

  1. Розробку дизайну
  2. Верстку архітектури
  3. Створення системи керування контентом
  4. Підготовку контенту
  5. Тестування.

Будь-яке з цих завдань має бути чітко сформульовано та погоджено з клієнтом. Тут ми пропонуємо ще один список – для створення сайту, наприклад.

  • Яким клієнт бачить дизайн сайту? Нехай він наведе приклади сайтів-конкурентів, які йому подобаються.
  • Які сторінки мають бути наповнені контентом. Про що має говорити у статтях.
  • Як має працювати система управління контентом? Наприклад, повна стаття повинна розгортатися при натисканні на заголовок.
  • Як здійснюватиметься підтримка сайту.

За ці питання відповідає менеджер. Він їх формує за результатами спілкування з командою, а у підсумку складає завдання, які зазначає у системі канбана. В ідеалі повинні виходити завдання для виконавців, які потребують лише знань та технічного досвіду.

Так, програміст забирає лише свою картку, виконує завдання по ній та передає наступному виконавцю. Проте, незважаючи на чітке формулювання, завдання вимагає доопрацювання. І тоді виконання рухається повільніше.

Особливості
процесу канбан

Всю роботу розбиваємо на невеликі етапи, якими проходить кожна конкретна задача. Наприклад, розробка сайту неможлива без створення дизайну, а верстка не може розпочатися без розробки. Контент можна вставити лише після верстки. А тестування є реальним після здійснення всіх попередніх етапів.

Для кожного завдання визначається виконавець та можуть призначатися ліміти. Наприклад, якщо на етапі дизайну встановлено ліміт 3, то розробник дизайну має мати три макети.

Кожне виконане завдання відправляється виконавцем на перевірку, вона надійде на наступний етап тільки в тому випадку, якщо ні клієнт, ні керівник не буде зауважень.

Картки завдань просуваються крок за кроком від одного етапу до іншого, при цьому кожен виконавець знає, що попередній уже зробив свою роботу до кінця. І цілком зрозуміло, що тепер має зробити наступний. В ідеалі завдання надходять до виконавців у стані повної готовності на етапах процесу. І нічого не потрібно уточнювати, і перепитувати.

Головні засади такої роботи:

  1. нове завдання не береться до виконання, доки не виконано попередню
  2. поточне завдання залишається у виконавця, доки не буде виконано.

Що ж до загальної кількості завдань, воно може бути яким завгодно і узгоджується членами команди перед початком процесу.

Завершення процесу

Час виконання всіх завдань фіксується у системі, і після завершення всього процесу підраховується. Враховуються також коментарі членів команди. Тепер вони врахують, якщо для дизайну відводилося два дні, а зробити його вийшло за п’ять, то в наступному проекті поставлять дедлайн саме п’ять днів.

Відлік часу набуває великого значення ще й тому, що через пару тижнів, коли вже ніхто цього не пам’ятатиме, в канбан-системі його можна буде побачити. Важливу роль відіграють і коментарі, які дають загальну картину виконання конкретного завдання.

Наприклад, створення дизайну затрималося, тому що клієнт надіслав зображення логотипу у вордівському форматі, а не призначеному векторному. І дизайнерові довелося попрацювати, щоб зробити якісне зображення.

Тут постає питання до менеджера, який не роз’яснив клієнту вимоги до картинок. І якщо це зауваження зафіксовано у системі, у наступному проекті такого не повториться. Таким чином, канбан дозволяє аналізувати весь процес виконання та вдосконалювати його надалі.

Оформлення карток kanban

Перед запуском канбана ми створюємо бачення руху процесу за допомогою карток різного кольору. Маркування зручне, воно наочно показує статус завдання. Але використовувати бажано 4-5 кольорів і не більше, інакше наш екран перетвориться на строкате простирадло.

Навіть під час виконання складного проекту можна застосувати, окрім колірної картки, просто додаткові іконки – їх також достатньо в системі. Наприклад, у термінових завданнях замість кольору поставити значок годинника, а для етапів, які виконують кілька людей, – прапорець «Обмежень немає».

Отже, канбан – система організації робочих процесів, що дозволяє реалізовувати протести чітко і послідовно. Канбан можна застосовувати і в онлайн-форматі (наприклад, додаток Трелло), і на дошках із картонним ватманом із кольоровими магнітами.